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La majorité des disparitions d'œuvres d’art ne sont pas le fait de malveillances mais de simples déplacements sans traçabilité (objets déplacés car ne correspondant pas aux goûts du nouvel occupant de tel bureau, ou remisés le temps de travaux…).
Pour éviter la disparition des œuvres d'art et les dépôts de plaintes inutiles, la Commission de récolement des dépôts d'œuvres d'art (CRDOA) préconise de structurer certaines procédures et démarches pour abandonner l'échange oral et ainsi formaliser la traçabilité des œuvres (note de cadrage, PV de prise en charge, guide du dépositaire...). La CRDOA préconise également de sensibiliser les bénéficiaires d'œuvres d'art à ces procédures.
Contexte, objectifs et moyens
1 – La diffusion d'une note de cadrage
Consignation de la compétence pour faire face aux rotations
Opposabilité de la note
Sensibilisation
Clarification du périmètre et de la compétence
2 – L'identification d'un bureau gestionnaire
2.1 Un point d'entrée unique et clairement identifié
Centralisation de l'information
Identification du bureau gestionnaire dans l'organigramme
Identification par la communication interne
Boîtes génériques et tickets informatiques
Correspondants d’œuvres d'art
Qualité du responsable des œuvres d'art
2.2 Compétences du bureau gestionnaire
Actions de sensibilisation
Le transport des œuvres d'art
Gestion des espaces communs
3 – La diffusion d'un guide du bénéficiaire
Un document court et percutant
Rappel des règles essentielles
4 – La systématisation d'un PV de prise en charge
Sensibilisation
Actualisation des déplacements
Alerte des services RH
Réticence ou timidité à faire signer un PV
Les espaces communs
5 – La tenue d'une base de données
Une base partagée et extractible
Champs à prévoir a minima
6 – L'établissement et l'envoi d'un état annuel
Faciliter l'accès aux lieux de dépôt
Développement des outils numériques
Exploitation par les déposants
7 – Les rappels et préconisations de la CRDOA
1. Ne pas déplacer un objet sans l’accord du déposant
2. Ne pas stocker durablement une œuvre d’art dans une réserve ou une cave
3. La traçabilité est la responsabilité de chacun
4. Appui de la CRDOA
5. Groupe de travail sur les bonnes pratiques
Annexes
Annexe 1 : exemple de plan d'une note de cadrage
Annexe 2 : exemple d'un guide du dépositaire
Annexe 3 : état des procédures
- Type de document : Rapport d'étude
- Pagination : 23 pages
- Édité par : Ministère de la Culture