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Ce rapport de la Cour des comptes, réalisé à la suite d'une campagne d'initiative citoyenne menée en septembre 2024 et dans un contexte marqué par les enjeux de souveraineté numérique et de maîtrise des dépenses publiques, s'intéresse aux suites bureautiques (traitement de texte, tableur, supports de présentation) et aux logiciels collaboratifs (messageries électroniques ou instantanées, visioconférences, partages de documents, etc.) dans les administrations centrales et les services déconcentrés de l’État.
La Cour dresse un état des lieux des pratiques et des dépenses en matière d'outils bureautiques et collaboratifs au sein de l'État et recommande de fixer une stratégie plus ambitieuse vers des logiciels libres, gages d'économies budgétaires et de souveraineté numérique.
Procédures et méthodes
Recommandations
Introduction
Chapitre I. Des choix variables d'un ministère à l'autre en matière d'outils bureautiques et collaboratifs
I - une gouvernance souple dans les domaines bureautique et collaboratif
A - Des ministères libres de choisir leurs outils bureautiques et collaboratifs
B - Des instances interministérielles qui abordent peu les sujets bureautiques et collaboratifs
C - Des directives interministérielles pour la plupart récentes et dont l'efficacité reste à démontrer
II - La coexistence de plusieurs modèles d'environnement bureautique et collaboratif au sein de l'État
A - La situation la plus courante d'un recours à Microsoft Office on-premises, complété
par des applications collaboratives
B - Quelques ministères recourent à la solution cloud Microsoft 365, en veillant à circonscrire les risques associés en matière de souveraineté des données
C - Deux grandes administrations ont fait le choix de logiciels bureautiques libres
Chapitre II. Des outils encore peu coûteux pour l'État, qui satisfont globalement les agents
I - Des dépenses mal connues et principalement allouées à des solutions ne respectant pas les critères de souveraineté, mais faibles à l'échelle du budget de l'État
A - Environ 860 000 postes informatiques, principalement concentrés sur quatre ministères
B - Des dépenses relatives aux outils bureautiques et collaboratifs qui pèsent peu sur le budget de l’État, consacrées pour plus de la moitié à l'achat de licences et de prestations Microsoft
C - Les logiciels bureautiques libres, de loin le modèle le plus avantageux sur le plan budgétaire
II - Une satisfaction des agents qui ne dépend pas du modèle d'environnement bureautique et collaboratif
A - Une enquête interministérielle qui montrait en 2023 un niveau de satisfaction plutôt bon
à l'égard des outils bureautiques et collaboratifs
B - Des enquêtes ministérielles récentes qui montrent que la satisfaction des agents a progressé
C - Des outils bureautiques et collaboratifs qui nécessitent un effort d'accompagnement important de la part des directions ministérielles du numérique
Chapitre III. Une stratégie à définir au regard de l'impératif de souveraineté numérique et de la contrainte budgétaire
I - La suite numérique interministérielle : des résultats probants, des modalités de développement à faire évoluer
A - L'idée ancienne d'une suite interministérielle souveraine d'outils bureautiques et collaboratifs
B - Une suite interministérielle souveraine, résolument tournée vers les logiciels libres
C - Des développements dont les modalités ne sont pas adaptées à des outils ayant vocation à être largement utilisés au sein de l'État
II - La nécessité d'orientations plus affirmées en matière d'outils bureautiques et collaboratifs
A - La consolidation souhaitable des liens avec les ministères et les entreprises du numérique
B - Basculer progressivement vers les logiciels libres dans les univers bureautiques et collaboratifs en mode cloud
Liste des abréviations
Annexes
- Type de document : Rapport d'étude
- Pagination : 92 pages
- Édité par : Cour des comptes