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Ce rapport examine les principales fonctions support de l'université de Poitiers (finances, ressources humaines, système d'information, logistique et communication) et sa fonction soutien de la scolarité.
Le rapport propose une analyse transversale de l'organisation des fonctions étudiées, des relations entre les acteurs internes, ainsi que des méthodes et outils de travail qui y sont déployés. Il recommande de créer pour chacune des cinq fonctions supports des plateformes de mutualisation inter-composantes par campus. Il propose pour la fonction scolarité de constituer une plateforme d'expertise en charge de l'harmonisation progressive des procédures, de la fiabilisation des données scolarité et de la coordination des projets scolarité transversaux de l'établissement. D'autres recommandations portent sur la relation entre les directions métier et les composantes, les procédures, les pratiques RH, les systèmes d'information.
Synthèse
Liste des recommandations
Introduction
1. L'organisation administrative de l'UP génère une dispersion des compétences qui nuit à la continuité et la qualité de service
1.1. Les compétences métiers des six fonctions sont dispersées au sein de l'UP
1.1.1. Des fonctions exercées à tous les niveaux de structures
1.1.2. La masse critique nécessaire à la continuité de service n'est pas toujours atteinte
1.1.3. La dispersion des compétences est nuisible à l'expertise des acteurs et à la sécurisation des données et des processus de l'UP
1.2. Pour pallier les risques portant sur la continuité et la qualité de service, la dynamique de mutualisation doit être poursuivie
1.2.1. Des mutualisations existent et donnent globalement satisfaction
1.2.2. Objectifs et intérêts des mutualisations, à partir des expériences de l'UP
2. La relation entre directions centrales et composantes est défaillante n’assurant pas une fluidité de circulation des informations et le déploiement des cultures métier
2.1. La répartition des rôles respectifs n'est pas claire aux yeux des acteurs concernés
2.1.1. La faible lisibilité de l'organisation
2.1.2. L'identification des doublons et des manques
2.1.3. Certaines directions métiers et composantes doivent améliorer leur efficacité
2.2. L'animation des réseau métiers est insuffisante
3. Les modalités de travail au sein de l'université de Poitiers peuvent être améliorées
3.1. Les procédures doivent être formalisées, mieux partagées et sécurisées par le déploiement d'un contrôle interne
3.1.1. Les procédures à améliorer
3.1.2. Les procédures à formaliser
3.1.3. Le contrôle interne doit être déployé de manière transversale
3.1.4. Les procédures à partager
3.2. Certaines pratiques RH de l'établissement doivent évoluer, en usant de l'ensemble des possibilités offertes par la réglementation
3.2.1. Des leviers RH peuvent être mobilisés pour l’ensemble des fonctions support et la fonction scolarité
3.2.2. Un traitement RH spécifique doit être retenu pour la fonction SI
3.3. Le pilotage des SI doit être conforté
3.3.1. Accroitre la mutualisation des logiciels et l'interopérabilité
3.3.2. Améliorer la priorisation des projets
3.4. La restriction des droits d'accès aux logiciels permettrait d'améliorer la fiabilité des données, en contrepartie d’un nécessaire accès facilité aux données de pilotage
4. Modalités de mise en oeuvre des préconisations de l’IGÉSR
4.1. Instituer des plateformes de mutualisation inter-composantes pour les fonctions support
4.1.1. Organiser le regroupement et le transfert des personnels
4.1.2. Organiser la gouvernance, le pilotage et le fonctionnement des plateformes
4.1.3. S'assurer de l'adhésion des agents et garantir le succès des plateformes
4.2. Recentrer l'administration des composantes sur le pilotage
4.2.1. Renforcer la capacité de pilotage des composantes
4.2.2. Mieux associer les composantes aux décisions de l'établissement
Annexes
- Type de document : Rapport d'inspection
- Pagination : 287 pages
- Édité par : Inspection générale de l'éducation, du sport et de la recherche