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La mission évalue le dispositif de maîtrise des risques accompagnant le déploiement et/ou le renforcement de l’utilisation des cartes d’achat et cartes affaires. Le ministère de la transition écologique et solidaire (MTES)/ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales (MCTRCT) compte environ 1100 cartes. Au total, le montant des achats s’élève à 8,6 M€ en 2019. La mission constate qu’il s’agit d’un dispositif désormais bien installé dans les pratiques des services (surtout dans les services déconcentrés) et qui est fortement apprécié des utilisateurs.
Il permet plus facilement à de petits fournisseurs d’avoir accès aux commandes de l’État et favorise ainsi l’économie locale. Cependant, les auditeurs notent des cas de mauvaises utilisations des cartes pour répondre à des besoins non couverts par la réglementation et qui requièrent encore accompagnement, explications et rappels de la norme.
D’un point de vue plus stratégique, les auditeurs notent que le MTES n’atteint pas l’objectif affiché d’une généralisation des achats par carte. Aucun plan de déploiement n’a encore été mis en œuvre à l’échelle ministérielle comme à l’échelle locale. Enfin cet objectif semble largement méconnu dans des services audités pour lesquels la carte d’achat ne reste souvent qu’un moyen commode de régler de petits achats urgents ou non programmables à l’avance. La mission préconise que le ministère réfléchisse à l’évolution qu’il souhaite donner à sa politique d’achat. Elle incite le ministère à investir pleinement ce dispositif, à l’instar d’autres ministères.
Résumé
Introduction
1. La carte d’achat, un outil apprécié mais dont l’utilisation est à recadrer et généraliser
1.1. Un processus de commande utile et apprécié
1.1.1. Un dispositif apprécié et encadré pour les petits achats urgents : la carte de niveau 1
1.1.2. Un dispositif peu déployé pour les achats sur marchés : la carte de niveau 3
1.1.3. Des relations avec la banque émettrice rares et diversement perçues
1.2. Une utilisation des cartes à recadrer et à développer
1.2.1. Les achats hors périmètre de la carte d’achat
1.2.2. La notion de référencement des fournisseurs reçoit un accueil très réservé des utilisateurs
1.2.3. Un dispositif qui reste à généraliser
2. Un pilotage ministériel fortement focalisé sur le traitement des anomalies de paiement
2.1. Un dispositif de traitement des anomalies de paiement indispensable mais contraignant
2.2. Un suivi de l’utilisation de la carte d’achats à relancer activement
2.3. Un contrôle de conformité de la nature de dépenses controversé
2.4. Un dispositif de contrôle interne à conforter pour sécuriser et fluidifier l’ensemble de la chaîne
2.5. Une stratégie d’achats à introduire
2.6. Un cadre de déploiement et des relations à redéfinir
3. Un processus comptable lourd et source d’erreurs
3.1. Les difficultés à récupérer les pièces justificatives peuvent être un frein au déploiement des cartes et un risque de reconstitution de la dette
3.2. La lourdeur du processus comptable des cartes de niveau 1
3.2.1. L’enrichissement du ROA est chronophage
3.2.2. Les exigences des comptables
3.3. Des solutions au problème comptable
3.3.1. Recours à l’utilisation de la carte de niveau 1 bis et de la carte de niveau 3
3.3.2. Un dispositif de contrôle interne à développer
4. Cas particulier des établissements publics sous tutelle du MTES ou MCTRCT
Conclusion
Annexes
1. Récapitulatif des constats, causes, conséquences recommandations et actions envisagées
1.1. Constat n°1
1.2. Constat n°2
1.3. Constat n°3
1.4. Constat n°4
1.5. Constat n°5
1.6. Constat n°6
1.7. Constat n°7
1.8. Constat n°8
1.9. Constat n°9
1.10. Constat n°10
2. Matrice des risques
3. Lettre de mission et note de commande
3.1. Lettre de mission
3.2. Note de commande
4. Tableau des observations sur le rapport provisoire
5. Liste des personnes rencontrées ou interrogées
6. Échantillon d’audit
6.1. Services d’administration centrale
6.2. Services déconcentrés
6.3. Établissements publics ayant répondus au questionnaire
7. Exemple de circuit de paiement par carte d’achats de niveau 1
8. Glossaire des sigles et acronymes
- Type de document : Rapport d'étude
- Pagination : 76 pages
- Édité par : Conseil général de l'environnement et du développement durable
